Cross function concept of Documentation area

In passato ho scritto del ruolo del Comunicatore tecnico nelle aziende e di come questo dovrebbe essere inserito nel flusso del prodotto già nelle prime fasi della progettazione. Così facendo potrebbe contribuire, con la sua capacità di mettersi dalla parte dell’utilizzatore, per esempio, al disegno di interfacce semplici e funzionali che rendano l’utilizzo degli apparecchi piacevole e sicuro, evitando magari di far scoprire il contrario all’utilizzatore finale.

Recentemente sto facendo un’interessante esperienza in una importante azienda del settore del clima che mi ha chiesto di organizzare un vero e proprio Sistema documentale per migliorare e rendere più efficiente la produzione di documenti tecnici ... ed è emerso un altro aspetto che rende il ruolo dell’area documentale ancora più importante.

L’esigenza nasce dal fatto le diverse competenze aziendali fanno fatica a parlarsi… l’ho visto accadere in diverse aziende quindi lo considero ormai un dato di fatto, i tecnici parlano solo con i tecnici (a volte solo gli elettronici con gli elettronici o i meccanici con i meccanici), i commerciali solo con i commerciali, ecc. .... chi si trova in mezzo, purtroppo spesso subendo la situazione, è proprio chi deve fare i documenti. Infatti che siano manuali istruzioni, bollettini tecnici o brochure, cataloghi, listini ... le informazioni di cui necessitano sono di origine mista e trasversali a tutto il sistema e chi deve fare i documenti si trova nel mezzo di un fuoco incrociato di dati e informazioni spesso incongruenti o addirittura contraddittorie tra loro.

Quindi? Quindi l’area che produce documenti e soprattutto le persone che se ne occupano, devono cambiare il proprio ruolo. Non devono più aspettare in fondo alla catena che qualcuno gli passi le informazioni (e poi gliele cambi… ) ma devono assumere attivamente un ruolo di Ponte tra le funzioni aziendali per “fluidificare” e “normalizzare” lo scambio di informazioni: i Comunicatori tecnici  quindi devono aumentare le proprie competenze sui prodotti (indispensabile per poter parlare con i tecnici), diventare i “rappresentanti” degli utilizzatori e fare le domande che farebbero loro, parlare con tutti, tecnici, commerciali ecc. estrarre le informazioni, chiarire le incongruenze, verificarle sul campo e editarle per renderle comprensibili al mondo.

L’area documentale, in questa nuova posizione centrale, non subisce più e diventa una guida per tutte le altre funzioni: per unificare le terminologie, per rendere coerenti le informazioni, alla fine … per rendere quello che viene venduto coerente con quello che viene prodotto.