Il Comunicatore tecnico tra percezione e realtà (parte 3 e ultima). Strumenti
Riprendendo il filo dai precedenti articoli (se li avete persi ecco i link Parte 1 Parte 2)…. la domanda è: ma dove trovo il tempo per stare dietro alla Normativa, costruirmi un metodo per creare dei documenti efficaci se devo continuamente correre per star dietro alle consegne di manuali?
Domanda lecita ma valida per il 90% dei lavori .... e quindi? Quindi occorrono gli strumenti giusti! Strumenti che tolgano il lavoro da “criceto” a favore di quello di “qualità”.
Mentre ci sono aree aziendali che nel tempo sono state dotate di strumenti sempre più performanti, l’area documentale è rimasta al palo. Mi spiego meglio: io ho cominciato a lavorare in ufficio tecnico quando c’erano i tecnigrafi (ma quanto vecchio sono....) e oggi vedo i progettisti lavorare con CAD 3D avanzatissimi in grado di aiutarli nella progettazione occupandosi del lavoro di basso livello e lasciando il progettista libero di fare il vero lavoro che è quello di progettare. Nella documentazione, quando ho cominciato si usava Writer e oggi in molti usano ancora Word (Word!!) o InDesign che è un po’ meglio ma siamo sinceri ... più o meno siamo là.
La buona notizia è che anche i campo redazionale ci sono strumenti che possono semplificare il lavoro e mi riferisco ai software di impaginazione automatica da database.
Il principio su cui si basano è quello di separare i contenuti, che sono gestiti dal database, dalla forma grafica che è gestita da un motore di impaginazione. Un po’ come i siti web dinamici dove avviene la stessa cosa tra CMS e CSS.
Questo meccanismo consente operazioni trasversali a tutti i documenti che abbiamo fatto e porta diversi vantaggi, elenco i principali:
la costruzione nel tempo di un frasario da poter riutilizzare trasversalmente ai documenti con funzioni di ricerca che aiutano a rintracciare le frasi già utilizzate. Questo consente non solo di mantenere una coerenza linguistica in tutto quello che si produce ma anche di selezionare frasi che si portano dietro traduzioni già fatte.
La possibilità di correggere frasi e propagare le modifiche a tutti documenti dov’è quella frase è presente in modo selettivo o massivo.
La condivisione di elementi comuni trasversalmente ai documenti. Ad esempio intere sezioni che magari sono uguali per tutti i documenti (tipo le avvertenze generali) ma anche figure o tabelle e che quindi se subiscono un aggiornamento basta farlo su un documento per avere le stesse modifiche anche sugli altri.
La gestione delle lingue diventa una estrazione di un file da inviare al traduttore e il caricamento del file di ritorno, il lavoro di impaginazione lo fa il sistema in automatico.
I dati dei prodotti sono gestiti centralmente dal database e usati per comporre in automatico tabelle sparse su diversi documenti, se un dato cambia basta modificarlo nel database e ci troveremo tutti i documenti aggiornati.
Ecco questi sono solo alcuni dei vantaggi di questa tipologia di software, certo occorre cambiare il modo di lavorare ma credetemi ne vale la pena. Il mio lavoro è migliorato notevolmente e soprattutto ho liberato del tempo che posso utilizzare per creare contenuti sempre più corretti, coerenti e utili per i lettori o in alternativa .... per andare a bere una birra con gli amici (quando si potrà)!
Parliamo anche di questo al Corso “Manuali perfetti” se sei interessato: Link
Se invece vuoi inviarmi un tuo manuale per una prima analisi gratuita: Link
PS. Se conosci qualcuno interessato a questi temi invitalo ad iscriversi alla Newsletter così mi aiuti ad aumentare la mia audience. Ecco il link https://www.ailatinetwork.com/iscrizione-newsletter
