Come comporre le frasi nei manuali istruzioni
Siamo spesso portati ad associare il valore di un documento alle sue componenti “hardware” quindi ai costi che sosteniamo per l’impaginazione e la stampa sottovalutando, nella maggior parte dei casi, quelli legati alla generazione dei contenuti.
Produrre contenuti di qualità impegna tempo e risorse ma sono proprio questi a fare la differenza e a determinare in modo forte l’impatto comunicativo della nostra azienda verso il mercato. I contenuti costituiscono quindi un bene prezioso che ogni azienda dovrebbe preoccuparsi di gestire e salvaguardare.
Le frasi utilizzate per esprimersi nei diversi canali di comunicazione rientrano sicuramente in questa categoria e produrre, conservare e manutenere un frasario aziendale condiviso dovrebbe essere un obbligo per almeno per 3 motivi:
aiuta a creare uno stile aziendale e a mantenere la coerenza nel modo di esprimersi nei documenti e nei canali di comunicazione.
fa risparmiare tempo fornendo una selezione di frasi già pensate e denaro in quanto ad ogni frase sono spesso abbinate delle traduzioni in diverse lingue.
consente un miglioramento continuo della qualità comunicativa attraverso la selezione ed il perfezionamento delle frasi per renderle sempre meglio comprensibili e nel caso della manualistica, conformi alle normative.
Il frasario rappresenta quindi un vero e proprio patrimonio che le aziende dovrebbero acquisire nei loro sistemi documentali per renderlo disponibile alle diverse funzioni; ovviamente per poter disporre di uno strumento efficiente, le frasi devono essere progettate in modo corretto.
Nella redazione della manualistica è importante strutturare un frasario che contenga frasi non solo stilisticamente coerenti ma progettate sia per essere comprese chiaramente che per essere utilizzate in maniera efficiente in funzione delle traduzioni. Nella mia esperienza le frasi devono essere DEMATERIALIZZATE vale a dire decontestualizzate il più possibile e ridotte a elementi minimali che esprimano una azione singola e che possano essere disposte in sequenza per descrivere un'azione più complessa.
Condivido il mio metodo sperando che possa essere d'aiuto:
In file excel ho suddiviso in colonne: verbi, complementi oggetto e complementi di specificazione che per me rappresentano il "mattoncini del Lego". Ecco un esempio:
Compongo le frasi utilizzando 2 o al massimo 3 di questi elementi combinandoli tra loro ovviamente aggiungendo articoli e proposizioni.
Ecco il processo di composizione in una GIF animata:
In questo modo ho costituito cospicuo patrimonio di frasi che utilizzo praticamente ovunque anche trasversalmente alle diverse tipologie di prodotti. Utilizzando questo metodo anche le traduzioni diventano più semplici.
È chiaro che esistono altri tipi di frasi come le avvertenza che hanno bisogno di una costruzione più articolata, però per quanto riguarda le istruzioni operative credo sia un metodo funzionale e efficace.
Parliamo anche di questo al Corso “Manuali perfetti” se sei interessato: Link
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