10 PUNTI ESSENZIALI PER REALIZZARE CORRETTAMENTE LA DOCUMENTAZIONE TECNICA

La manualistica tecnica oltre a facilitare l’uso o l’installazione degli apparecchi è strettamente legata alla sicurezza. Per realizzarla correttamente occorre tener in considerazione diversi fattori che vanno dalla leggibilità, alla chiarezza, alla correttezza, al rispetto delle normative che ne regolano i contenuti. 

Ho selezionato 10 punti che, in base alla mia esperienza, ritengo essenziali per la realizzazione di un buon manuale d’istruzioni. Eccoli:

1. IDENTIFICARE LO SCOPO DEL DOCUMENTO: già il titolo deve distinguere tra manuale d’istallazione, d’uso, di manutenzione.

2. IDENTIFICARE IL DESTINATARIO: distinguere tra istruzioni per l’installatore, per l’utente, per il servizio tecnico. Se il documento include istruzioni per più destinatari, è necessario identificare chiaramente le sezioni o i capitoli destinati all’uno o all’altro.

3. IDENTIFICARE IL TIPO DI INFORMAZIONE FORNITA: distinguere anche graficamente i testi descrittivi, le procedure operative, le avvertenze, i divieti.

4. INSERIRE SOLO LE INFORMAZIONI NECESSARIE: tutti i contenuti rindondanti contribuiscono a rendere poco chiara l’istruzione.

5. UTILIZZARE UN ORDINE ESPOSITIVO SEQUENZIALE E COERENTE CON L’OPERATIVITÀ: evitare di far “rimbalzare” il lettore da un capitolo all’altro con un utilizzo troppo frequente delle cross-reference.

6. UTILIZZARE UN LINGUAGGIO ADEGUATO AL DESTINATARIO: un conto è fornire istruzioni all’installatore un altro fornirle all’utilizzatore finale, il linguaggio e la terminologia utilizzata devono essere diversi.

7. BILANCIARE L’USO DI IMMAGINI E TESTO: nella mia esperienza l'ideale è mantenere una proporzione intorno 50%. Gli estremismi rischiano paradossalmente di rendere l'istruzione meno comprensibile.

8. DEMATERIALIZZARE LE FRASI E LE IMMAGINI: questi elementi devono essere resi adatti ad un utilizzo informatico. Le frasi vanno decontestualizzate il più possibile e ridotte a elementi minimali che esprimano una azione singola e che possano essere disposte in sequenza per descrivere un'azione più complessa. Le immagini non devono contenere testi all’interno per evitare di complicare la gestione nelle versioni in lingua.

9. UTILIZZARE INFORMAZIONI VALIDATE: soprattutto quelle legate alla sicurezza, ma non solo, devono essere approvate da chi le ha generate.

10. ESEGUIRE UN TEST DI USABILITÀ: terminato il documento è utile farlo utilizzare ad un “tester" neutro in modo da poter rilevare punti poco chiari o errori.

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